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项目信息门户的概念及实施分析
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内容提示：从门户的基本思想出发,分析项目信息门户的基本概念及功能框架,并通过与项目管理信息系统和企业信息门户的比较分析,详细阐述项目信息门户的目标、功能与特点.最后讨论项目信息门户实施的不同模式和主要工作,并提出组织件与教育件是项目信息门户成功实施的关键所在.
Analysis of Concept and Implementation of Project Information Portal
Abstract: From the basic thinking of portal ,the basic concept ,functional framework of project information portal and its difference with project management information system and enterprise information portal are analyzed to describe the target ,function and characteristics. Finally different patterns and main work of implementation of project information portal are discussed. Organization ware and education ware are considered as critical successful factors of implementation of project information portal.
Keywords: project information portal; project communication; project management information system; enterprise information portal
根据统计,在工程建设中,项目建设成本的3 %～5 %是由可以避免的错误所引起的,其中30 %是因为采用了不准确或过期的图纸;而在项目竣工时,任何一个项目参与方能够拥有的项目建设信息不足65 %[1] . 在另一项统计调查中,工程师们对所需的建筑信息按照重要性和掌握情况进行评分,结果发现在对工作非常重要的信息中,有1/ 3 掌握率不超过50 %[2 ] . 这些问题的主要原因是传统工程项目中信息交流与协调工作常常处于无序状态,项目参与方无法及时得到所需的工程信息. 传统工程项目参与方之间的信息交流与协同工作主要依赖于纸质文档、电话、传真、邮政快递、项目协调会等方式. 每个项目参与方将其所获得的项目信息转发给其他参与方.这种点对点转发的项目信息交流方式加大了信息传递的路径和层次,不仅增加了信息延迟,而且由于信息交流工作过于复杂,极容易造成信息的扭曲与缺失. 为解决这一问题,很多项目参与者也大量采用了一些信息技术,如通过电子邮件,架设文件服务器站点等. 通过这些方法,信息交流的效率得到了提高,但是并没有能够改变信息点到点传递的基本情况. 同时由于需要使用多种应用系统与不同的参与者进行交流,使问题变得更加复杂. 对此,随互联网的发展出现的门户技术提供了很好的解决方案.
1 门户的思想
门户(portal) 一词源自于中世纪拉丁语portale(城门) ,一般指大门和入口,特别指高大壮观的正门. 也就是说,门户不是某一个独立建筑物的门,而是通向一个被围隔开来的建筑群的入口. 通过门户可以访问区域内的各个建筑.
在互联网时代,门户这一术语被用于描述一种作为环球网(world wide web) 入口的Web 网站,从适用于企业内部员工的Intranet 到针对客户和合作伙伴的外部网站. 一般而言,门户是将上下文相关信息、应用程序和服务合并在一起的Web 站点. 门户对提供给用户的复杂多样的信息和服务进行提炼,简化为一个满足用户需求和利益的单一界面[3 ] .
建立门户的意义在于为用户提供访问所需信息的单一入口. 只要打开浏览器,访问门户网站,完成一次用户验证,即可访问到自己工作所需的各种信息资源. 而无需花大力气去打开各种各样的应用程序,使用不同的用户名和密码,完成一次又一次的登录工作,才能获取分散在各个应用系统中的信息. 通过门户,这一切工作都将在后台完成,用户所看到的是一个经过整合与集成的个性化用户界面.
可以说,单点登录( single sign on) 和个性化是所有门户的基本思想,而系统集成、信息集成与Web技术则是其实现的基础.
2 项目信息门户的概念与功能框架
2. 1 项目信息门户的概念
项目信息门户(project information portal) 的基本思想和其他门户并无大的区别,目标是实现项目参与方通过单点登录即可访问所需的各种工程信息.由于工程建设存在着产品生产的单件性与多学科性,同时参与单位众多、地域分散,传统点到点的信息交流方式以及信息分散存储方式造成项目信息的不均匀分布. 工程所必需的资料滞留在某一方的资料柜或计算机里,而其他参与方手里拿着的是已经变更甚至作废了的图纸和资料. 这种工程建设中常见的信息缺乏、各方获得信息的时间不一致、内容有偏差的状况,是造成工作冲突、工程变更周期长、工程延误乃至返工等问题的根源所在. 项目信息门户正是针对这一问题所提出的.
项目信息门户是指在对工程项目全过程中项目参与各方产生的信息进行集中式管理的基础上,为项目参与各方在Internet 上提供获取个性化项目信息的单一入口,并为项目的参与各方提供一个高效率信息交流和协同工作的环境. 应用项目信息门户能够解决工程项目,特别是大中型工程项目建设中存在的大量信息交流(communication) 、协调(coordination) 问题,促进项目的协同工作(collaboration) . 项目信息门户示意如图1 所示.
可以看到,项目信息门户使项目参与各方可以通过单一入口访问工程所需信息,达到降低信息交流与协同工作的复杂程度,从而大大提高信息交流的效率,降低获得所需工程信息的成本. 通过集成了大量的项目信息交流和协同工作的工具,并以项目为中心对项目实施过程中产生与使用的信息进行集中存储和管理,项目的任一参与方通过Internet 能够在任何时间和任何地点(any time ,any place) 获取工程信息,摆脱了传统信息交流与协同工作所面临的时间和空间的限制,大大提高了信息的准确性、可获取性和可重用性.
此外,项目参与方在项目实施过程中通过信息门户进行的所有通讯、会议纪要、工程变更、图纸版本等等都将被记录下来,保证了工程状态的可追溯性,从而为项目参与方之间工作冲突、合同纠纷的解决以及索赔的分析和裁定提供充足的资料保证.
2. 2 项目信息门户的功能框架
通过集成大量的应用工具,项目信息门户为工程项目的各参与方提供远程环境下的项目信息交流(project communication) 、文档管理( document management) 以及项目协同工作(project collaboration) 功能.项目信息门户的功能框架如图2 所示.
3 项目信息门户与项目管理信息系统及企业信息门户
3. 1 项目信息门户与项目管理信息系统
项目管理信息系统(project management infor mation system) 是指利用计算机硬件、软件、网络以及其他设备进行项目信息的收集、加工以及存储,以支持项目决策、目标控制以及事务操作为目标的人机系统. 其主要方法是利用各种数学模型对项目数据进行加工和处理,以辅助项目管理工作. 项目管理信息系统根据使用者及控制目标的不同分为业主方项目管理信息系统(OPMIS) 、设计方项目管理信息系统(DPMIS) 、施工方项目管理信息系统(CPMIS) 及供货商项目管理信息系统(SPMIS) .
项目信息门户的重点是项目信息的共享和传递,而不是对信息进行加工、处理. 虽然项目信息门户的发展趋势是与项目信息处理系统(如一些项目管理软件系统) 进行一定的集成,但就其核心思想而言,项目信息门户是一个信息管理系统,而不是一个管理信息系统. 两者的区别如表1 所示.
项目参与各方的项目管理信息系统之间能够以项目信息门户为中介来交换信息,即可以通过项目信息门户进行一定程度的集成. 但与计算机集成建设(computer integrated construction) 主要研究的基于产品模型和过程模型的集成不同,项目信息门户提供的是基于文档(document based) 的集成,各系统之间通过中性格式文档交换数据.
3. 2 项目信息门户与企业信息门户
企业信息门户(enterprise information portal) 是一个应用框架,将企业的所有用户和数据集成到一个基于Web 的信息平台之上,从而释放封闭存储在企业内部各个应用系统中的大量信息,并以统一的用户界面提供给用户. 企业信息门户的目的在于使企业的员工、客户、供应商以及合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息,并能实现协同商务的需求[4 ] . 企业信息门户实施的基础是企业应用集成(enterprise application integration) .
从表现形式上看,企业信息门户和项目信息门户都实现了基于Web 的信息单一入口和个性化访问,为此都需要实现一定程度的集成. 但主要区别在于:
(1) 项目信息门户是为某一个工程项目而建立的,具有临时性和独特性;企业信息门户则具有稳定性和长期性.
(2) 项目信息门户的目的是参与项目的业主、设计方、施工方以及供应商等之间的信息共享与协同工作;企业信息门户的目的在于企业内部的知识管理与应用集成,并在此基础上实现与客户、供应商及合作伙伴之间的协同商务.
(3) 项目信息门户集成的是各种项目信息交流、文档管理及协同工作应用系统;企业信息门户集成的是企业的采购、制造、销售以及办公、财务等等业务流程和管理系统.
原文网址：http://www.pipcn.com/research/200610/842.htm
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