工程管理信息化是当今世界工程管理研究的主题. 当代工程管理的三大前沿研究方向分别是以项目目标控制为核心的项目管理、以项目宏观信息分析和咨询为特征的项目总体控制,以及以项目全过程控制为指导思想的项目全寿命集成化管理. 工程管理的三个研究方向有一个共同点,即都是以高速发展的信息技术与网络技术为基础,是网络平台上的工程管理,因此被称为E 时代的工程管理.工程管理三大研究方向之一的项目管理自上个世纪50 年代出现以来,至今已经经历和发展了四代,即:传统项目管理—包括项目前期的建设全过程管理—大规模群体项目组合管理—项目变更管理.作为伴随项目管理发展过程所必需的计算机辅助项目管理的手段和工具也经历了相当大的变革. 从70年代开始广泛运用的项目管理信息系统,到90 年代末开始出现的项目信息门户与项目信息平台. 如今工程项目信息平台以及作为其核心技术的项目信息门户已经成为国际上大型复杂项目建设的重要工具,为项目建设带来了明显的经济效益[1 ] .本文结合国内大型工程项目引进和开发项目信息门户(project information portal ,PIP) 的实践,借鉴国外先进经验,分析了项目信息门户和项目信息平台的概念,归纳和研究了PIP 的系统功能结构,并提出当前在我国大型工程项目建设中推广运用PIP
所应注意的问题,对其具体实施提出建议.

1 　工程项目信息门户的定义

    项目信息门户PIP 属于电子商务的范畴. 电子商务有电子交易和电子协同两大分支. 其中电子交易包括电子采购、供应链管理等方面的内容;而电子协同包括信息门户等方面的内容. 所以PIP 属于电子商务中电子协同工作的范畴.

    项目信息门户是在项目主题网站和项目外联网的基础上发展起来的一种工程管理信息化的前沿研究成果. 根据国际学术界较公认的定义,项目信息门户是在对项目实施全过程中项目参与各方产生的信息和知识进行集中式存储和管理的基础上,为项目参与各方在Internet 平台上提供的一个获取个性化(按需索取) 项目信息的单一入口. 它是基于互联网的一个开放性工作平台,为项目各参与方提供项目信息共享、信息交流和协同工作的环境. PIP 作为一种基于Internet 技术的项目信息沟通解决方案,以项目为中心对项目信息进行有效的组织与管理,并通过个性化的用户界面和用户权限设置,为在地域上广泛分布的项目参与各方提供一个安全、高效的信息沟通环境,有利于项目信息管理和控制项目的实施.

    在国内目前已开始进行开发、引进和建立项目信息门户的大型项目实施过程中,对PIP 内涵的正确理解一直是困扰项目实施单位的最大问题之一.对PIP 概念上的误解会直接导致对PIP 建立的意义、PIP 功能结构,以及PIP 的运用等各方面的错误理解. 因此,在理解PIP 定义时应特别注意以下两点.
(1) PIP 对项目建设的意义
PIP 的最大特点是改变了传统工程项目信息交流的点对点式沟通方式,实现了项目实施全过程中项目参与各方的信息共享,大大提高了项目建设的信息透明度,如图1 所示. 传统的建设工程项目由于地理位置和组织界限的限制,项目参与各方在信息沟通与协同工作上存在许多困难. 信息沟通不畅引起的决策失误、应对迟缓、协调困难等等是造成超投资、拖工期等问题的主要原因之一. 据国际有关文献资料介绍,建设项目实施过程中存在的诸多问题,其中三分之二与信息交流(信息沟通) 的问题有关;建设工程项目10 %～33 %的费用增加与信息交流存在的问题有关;在大型建设工程项目中,信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3 %～5 %^{[2 ]} .

图1 　从点对点到集中共享

　　PIP 在工程项目中的应用使工程项目的信息流动大大加快,信息处理效率极大提高,项目管理的作用得到充分的发挥,传统项目实施过程中的信息不对称现象得到有效遏制,由此造成的工程损失和浪费得到了根本的控制,工程建设的综合效益也得到显著的提高. 国外大型工程项目实施的有关统计结果显示,PIP 在大型工程项目中的应用使工程项目的综合经济效益平均提高10 % 左右^[3] .
(2) PIP 与项目管理信息系统的区别
    如前所述,PIP 的核心功能是信息交流和共享, 因此不能将PIP 与着力于项目目标控制的项目管理信息系统(project management information system ,PMIS) 混为一谈.

    项目管理信息系统是基于计算机的项目管理的信息系统,主要用于项目的目标控制,为项目某一方(业主、设计方、承包商、供货商和咨询机构等) 的项目管理工作服务,提供相应的信息处理结果和依据, 为实现项目投资/ 成本控制、进度控制、质量控制而服务. PM IS 系统的基本功能有辅助确定项目计划值,项目实际数据的采集,项目投资、进度、质量、合同等各类信息的查询,项目计划值与实际值的比较分析,项目变化趋势的预测等.

   因此,PMIS 与PIP 不同. PM IS 是项目参与的某一方或几方,为有效控制项目的投资/ 成本、进度、质量目标,主要利用信息处理技术,处理与项目目标控制有关的结构化数据,为项目管理者提供信息处理的结果和依据. 项目参与各方有各自的PMIS ,是一个相对封闭的信息系统. PIP 则是项目参与各方为有效进行信息沟通和共享,利用信息管理和通信技术,提供个性化的信息获取途径和高效协同工作的环境. PM IS 的核心功能是目标控制,PIP 可以集中存储、处理PMIS 所产生的目标控制数据. 项目的成功既需要PMIS 提供有效的目标控制功能,也需要PIP 提供良好的信息沟通和协作功能.
    项目信息门户PIP 加上项目管理信息系统PMIS ,再加上其他运用软件及操作系统所形成的建设项目运用软件系统,再加上由计算机及网络系统组成的硬件系统,构成了工程项目信息平台,如图2 所示. PIP 是搭建工程项目信息平台的核心. 项目管理软件对工程相关数据进行处理, PIP 则实现包括项目管理软件处理的信息在内的项目有关信息的交流和共享,是工程项目信息平台信息交流的枢纽. 它是对传统的项目信息管理方式和手段的革命性的变革.

图2 　项目信息门户与项目管理信息系统

2 　PIP 系统功能结构
    PIP 功能与PMIS 不同. PM IS 系统的基本功能有辅助确定项目目标计划值,项目实际数据的采集, 项目投资/ 成本、进度、质量、合同等各类信息的查询,项目计划值与实际值的比较分析,项目变化趋势的预测等等. 与PMIS 相比,PIP 的最主要功能是项目信息的共享和传递,而不是对项目信息进行加工、处理. 根据PIP 的定义和特性,结合国内目前项目实际应用PIP 的情况,可以看出PIP 主要提供项目文档管理、项目信息交流、项目协同工作及工作流程管理四个方面的基本功能. 其中项目文档管理功能包括文档的查询、文档的上传下载、文档在线修改, 以及文档版本控制等功能;项目信息交流功能主要是使项目主持方和项目参与方之间,以及项目参与各方之间在项目范围内进行信息交流和传递;项目协同工作功能则由在线提醒、网络会议、远程录像, 以及虚拟现实等内容构成;工作流程管理功能是基于工作流程理论的流程模板、流程定制及流程控制.
    优秀的信息平台还具有决策支持和预警功能. 决策支持与预警则使系统具有了人工智能,为项目的决策和控制提供了强有力的支持. PIP 的主要功能如图3 所示.

图3 　PIP 系统功能结构

　　国内目前正在引进和开发PIP 的大型工程项目有北京奥运会项目和烟台万华集团化工项目. 在烟台万华项目开发和建立项目信息门户的过程中, 项目实施单位引进了德国最大的工程咨询公司(Drees and Sommer 公司) 开发的项目信息门户软件— PKM V5. 0 软件. PKM 已在欧美包括斯图加特新展览中心、法兰克福Dresder 银行、慕尼黑Alianz 体育馆等几十个大型建设项目中获得成功应用,并为投资者取得了很大的经济效益. PKM V5. 0 的模块化的结构使它具有高度的灵活性,其最大特点之一就是容易使用. 在正常运营情况下,管理员可以完成所有的配置任务,在优化的Web 界面下可以修改所有的配置参数. 所有对系统有较大影响的特征都是用XML 文件来定义,这样管理员可以很容易地进行系统的维护. 其最具特点的功能包括:
(1) 工程信息的发布平台. 烟台万华项目PIP 实现了与其他互联网站相同的最基本功能,即信息发布. 有关的工程信息分门别类发布在平台上,并可进一步根据需要设置不同的发布平台,并为有关项目成员提供相应的访问权限,成为灵活、高效的项目信息发布中心,提高有关重要信息的传播速度和利用效率.

(2) 工程信息的收集、整理和存储平台. 烟台万华项目PIP 在信息处理过程中,通过对工程信息的全面收集、瞬时整理、集中存储和安全管理,将传统工程文档管理中少数人从事的封闭的事后整理工作转变成多数项目成员参与的开放的信息处理流程, 并因而实现对工程信息的广泛共享.

(3) 个人信息处理的工作平台. 烟台万华项目PIP 为项目建设各方成员提供了个性化的、互动的信息处理工作平台. 通过现代化的互联网工作方式提供了灵活便利的项目工作条件,个性化的工作权限设置保证了安全稳定的信息处理工作环境,从而使项目信息既能远达五湖四海,又得以在限定的项目范围和人员范围内安全流动,为项目综合效益的提高提供最有效的保证.

3 　PIP 实施的关键要素

    通过对北京奥运会和烟台万华项目PIP 实施的情况发现,软件产品的使用本身对工程技术和管理人员的计算机专业知识和操作水平要求并不很高. 具备电脑使用基本技能者经过简单的培训即可在信息平台上熟练工作,无需业主方投入过多的培训教育费用,也不会因操作的复杂给项目增加额外的风险.
但是,PIP 实施的关键要素是实施前的组织与管理准备,包括项目实施各方在思想观念上的准备. 以PIP 为核心的工程管理信息平台实施的要素可以分为以下四大件,其中教育件和组织件是关键的关键.
(1) 硬件　PIP 软件对硬件系统并没有非常特殊和过高的要求. 硬件系统包括系统运行所需要的服务器、个人电脑和相应的互联网设施,不同的系统、不同的软件对硬件有不同的要求,但都需要硬件具有安全性、稳定性和高速度. 对大多数拥有局域网络并已习惯使用电脑工作的公司而言,完全不存在技术、设备门槛的问题.

(2) 软件　除了德国Drees and Sommer 公司开发的PKM 软件以外,国际上知名的PIP 应用软件还有美国Buzzsaw 公司、Honeywell 公司等开发的软件. 由于开发思路的不同,不同公司的软件产品在特点和功能上略有不同. PKM 系统由一个模块化设计(采用JAVA 编写) 的多层结构构成,通过一个视图管理器将客户端(Web 浏览器) 和服务器端组件分离,使设计和显示与内容分开. 这样,在修改设计和改变用户界面语言的时候可以不必改变配置. 新语言的描述语句可以写成XML 文件格式存储在系统中,每一个用户可以选择自己的特定语言. 管理员也可以使用Web 界面修改系统设计.

(3) 教育件　PIP 是对传统的工程建设管理方式的革命性变革,它需要有关的工程管理人员和工程技术人员在观念上全面更新、在信息处理工作中能自觉行动、在软件运用上能熟练掌握,这些都需要进行充分的宣传和系统的培训,在领导层、工程管理层和技术层中形成共识、化为行动.

(4) 组织件　组织件是指PIP 运用过程中所进行的组织结构设置和工程管理信息化工作,如组织结构及岗位责任的设置、有关人员的任务分工及权限设定、工程信息的分类和编码以及信息处理制度的制定等. 这些工作很多都已经在大型工程项目管理中有了成功的经验和范例,在工程建设管理信息平台上的操作和运用将不会有难以克服的障碍.

    根据烟台万华项目PIP 应用的经验,PIP 的正常运行经历了以下四个阶段: ①准备阶段. 对项目基本情况进行调查,确定项目组织结构、项目管理组织结构、项目信息分类及处理工作流程等,同时根据项目基本情况确定对有关硬件设备的基本要求,并由业主方采购硬件设备. ②安装阶段. 安装硬件设备并进行有关软件和数据库的安装,对服务器及系统管理员进行培训,根据项目基本情况进行用户、权限、文档、工作流程等的设定,并对项目参与各方用户进行培训. ③试运行阶段. 经初步培训的用户根据各自的职责和权限在工程信息平台上进行相关的操作,提供反馈信息,对系统仅逐步调整,并对项目参与各方的用户进行深入的培训. ④正式运行开始. 工程信息平台正式投入运行,各种工程信息开始输入信息平台,信息处理及相应的项目管理工作也在信息平台上展开,项目开始以信息平台为基础进行信息化项目管理.

4 　结论
PIP 在国内大型项目上的运用才刚刚开始,所带来的巨大经济效益必将随着项目的进展而逐步得到证实. 在大型工程项目建设和工程管理中应用PIP 的意义主要表现在以下五个方面.
(1) 对工程的管理和控制提供强有力支持,提高项目建设的效益. 项目信息门户PIP 的应用从根本上改变了传统工程项目建设过程中信息交流和传递的方式,使项目业主和各参与方能够在任何地方、任何时间准确及时地掌握工程项目建设的实际情况和准确信息,从而能够做到对项目实施全过程进行有效监控,极大提高对工程项目建设管理和控制的能力. 在工程项目结束后,业主和各参与方可以十分方便地得到项目实施过程中全部记录信息,这些信息对于项目今后的运营与维护有着极为重要的作用. 从项目的建设期和建成后的生产运营期整个项目全寿命的经济效益来看,项目信息门户PIP 的应用将极大提高整个项目建设的效益.
(2) 降低工程项目实施的成本. 成本的节约来自两方面,一方面是减少了花费在纸张、电话、复印、传真、商务旅行及竣工文档准备上的大量费用带来的直接成本降低,另一方面是提高了信息交流和传递的效率和有效性,从而减少了不必要的工程变更,提高了决策效率带来的间接成本降低.
(3) 缩短项目建设时间. 据统计,现代工程项目中,工程师工作时间的10 %～30 % 是用在寻找合适的信息上,而项目管理人员则有80 % 的时间是用在信息的收集和准备上. 由于信息管理工作的繁重,有人甚至称项目经理已经变成了项目信息经理. 使用项目信息门户PIP 进行项目信息的管理和交流,可以大幅度减少搜寻信息的时间,提高工作和决策的效率,从而加快项目建设的速度,可以有效减少由于信息延误、错误所造成的工期拖延.
(4) 提高工程建设的质量. 项目信息门户PIP 可以为业主、设计单位、施工单位及供货单位提供有关设计、施工和材料设备供货的信息. 在一定的授权范围内,这些信息对业主、设计单位、施工单位及供货商是透明的,从而避免了传统信息交流方式带来的弊端,有利于工程项目的设计、施工和材料设备采购的管理与控制,为获得高质量的工程提供有力的保障.
(5) 降低项目实施的风险. 在工程建设过程中, 采用项目信息门户PIP 可以保证项目信息交流和传递在任何时候和任何地点都十分通畅,提高了决策人员对工程实施情况的把握准确性和对项目发展变化趋势的预见性,从而可以很好应对项目实施过程中的风险和各种干扰因素,保证项目目标更好地实现.

参考文献:
[1] 　乐　云,陈伟华. 项目管理信息系统PMIS 与项目信息门户PIP[J ] . 建设监理,2003 , (5) :56 -57.　LE Yun ,CHEN Wei2hua. Project management information system andproject information portal[J]. Project Management,2003,(5) :56 -57.
[2] 　同济大学工程管理研究所. 奥运工程建设管理信息平台开发管理咨询文档[R]. 上海:同济大学工程管理研究所,2004.　　Research Institute of Project Administration and Management , Tongji University. Project archive for the development of Olympic Games construction project management information system platform[R]. Shanghai:Research Institute of Project Administration and Management ,Tongji University ,2004.
[3] 　同济大学工程管理研究所. 烟台万华16 万吨MDI 工程PKM 开发管理咨询文档[ R]. 上海: 同济大学工程管理研究所, 2004.
Research Institute of Project Administration and Management , Tongji University. Project archive for the development and applicationof PKM for Yantai Wanhua 160k ton MDI project[R]. Shanghai :Research Institute of Project Administration and Management ,Tongji University,2004.

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